Telefonservice – speziell für Einzelunternehmer und Kleinbetriebe

…für effizientere Arbeitstage, störungsfreie Kundengespräche und erholsame Urlaubstage!

Sie fühlen sich gestresst vom ständigen Klingeln Ihres Telefons oder verlieren täglich viel Zeit für Rückrufe von unbekannten Nummern, deren Anliegen eigentlich hätte warten können?
Oder, Sie können nicht jeden Anruf immer sofort selbst annehmen wissen aber wie wichtig es ist, dass der Geschäftsanschluss für Kunden und vor allem Interessenten stets erreichbar ist – möchten dafür aber nicht extra eine Sekretärin einstellen?

Unser Telefonservice bietet dafür die Lösung: Wir nehmen Ihre Anrufe entgegen, melden uns mit Ihrem Firmennamen und notieren für Sie alle wichtigen Daten und Informationen.

Details/Ablauf:

1. Anrufe werden entgegengenommen, Name, Firmenbezeichnung, Telefonnummer, Anliegen und Dringlichkeit werden notiert;

2. Der Anrufer erhält die Information, dass Sie gerade nicht im Büro sind, sein Anliegen notiert wurde und bis wann er mit einem Rückruf Ihrerseits rechnen kann; ServicePlus Dienste zubuchbar;

3. Sie erhalten am Ende des Telefondienstes eine Zusammenfassung (Telefonliste) per Mail;

 

Sofortnachrichten: dabei handelt es sich um SMS- oder WhatsApp-Nachrichten die Ihnen unverzüglich gesendet werden, wenn es sich um eine sehr dringende Angelegenheit handelt (zB: Ihr 14:00Uhr Termin teilt uns mit, dass er sich um eine Stunde verspäten wird)
Die detaillierte Absprache, wann Sie eine Sofortnachricht erhalten möchten, gehört zu den ServicePlus Diensten. 

 

Es kann nicht garantiert werden, dass jeder Anruf angenommen wird, Rückruf erfolgt jedoch innerhalb von max. 5 Minuten (betrifft ca. 1 von 30 Anrufen, wenn mehrere Anrufe gleichzeitig eingehen);

Der Ablauf im Überblick / wie Sie den Telefonservice buchen:

1. Unverbindliche Kontaktaufnahme: Sie treten mit uns in Kontakt – telefonisch, per Mail oder Kontaktformular
2. Sie erhalten eine kostenlose telefonische Erstberatung bei welcher Ihr Bedarf besprochen wird
3. Wir beraten Sie, welche Services (Small, Basic, Classic, Premium) wir anbieten und welches für Sie am geeignetsten ist (Infos und Preise finden Sie hier)
4. Sie sind interessiert und möchten buchen: Verfügbarkeit der gewünschten Termine wird überprüft (zu spontan gewählte Termine können leider nicht immer angeboten werden)
5. Sie beantworten einige Fragen zu Ihrem Unternehmen und teilen uns Ihre Wünsche mit. Um einen guten Service bieten zu können, müssen wir Ihr Unternehmen kennenlernen – wissen wer Sie sind, was Sie machen und wie wir Ihre Kunden am Telefon über Ihre Abwesenheit informieren sollen.
6. Zeitpläne werden fixiert (Ihre Wunschtermine für den Telefonservice werden eingebucht)
7. Sie erhalten eine Buchungsbestätigung mit gebuchtem Datum, Zeitraum (zB 09:00 – 17:00 Uhr), Kosten, Rufnummer auf die Sie Ihr Telefon umleiten müssen, gewünschter Begrüßungstext inkl. Firmenname mit welchem sich unser Mitarbeiter am Telefon meldet und ggf. (falls vereinbart) welchem Anrufer er was sagt.
8. Unmittelbar vor dem gebuchten Telefondienst, stellen Sie die Rufumleitung auf Ihrem Telefon ein (bei Bedarf mit unserer Anleitung).
9. Während der gebuchten Zeit, nimmt unser Mitarbeiter alle Ihre Anrufe entgegen. Alle Anruf-Details (Name, Telefonnummer, Anliegen, etc.) werden genau notiert.
10. Über dringende Anrufe werden Sie wenn gewünscht sofort per E-Mail/SMS/WhatsApp/Anruf informiert (optionale Dienstleistung).
11. Nach Beendigung des Telefondienstes erhalten Sie die Telefonliste per Mail mit allen Details: Name des Anrufers, Firma, Telefonnummer, Anliegen, Bitte um Rückruf? – wenn ja wie dringend, eventuell vereinbarte Termine, etc.

Noch Fragen? Kontaktieren Sie uns!